Montar e manter um consultório: Um momento de estimativa e decisão.

Peter Drucker, uma das referências da administração de negócios nas últimas quatro décadas, disse no início dos anos 60 que “a primeira tarefa de uma companhia é gerar consumidores”.

Hoje, e sempre, quando decidimos montar nosso consultório, é primordial entender que a escolha de equipamento, sua cor, recursos tecnológicos, periféricos não devem ser os principais desafios de um Dentista que vai empreender na criação de seu próprio modelo de negócio. Muito menos aproveitar um ponto comercial da família para não ter que se pagar aluguel independentemente do local.
Quando pergunto a maioria dos Dentistas, e neste caso, especificamente para acadêmicos, quanto se deve ter para investir, a grande maioria mentaliza preços de equipamentos e mais um pouco para montar o negócio (nada para manter!!). Vamos considerar que este investimento, dentro de uma percepção empírica, seja de R$ 88.000,00. Neste texto, com R$ 88.000 se consegue montar e abrir um consultório com uma cadeira odontológica e deixá-lo pronto para a primeira consulta. Não é objetivo deste texto, mas muita atenção com planejamentos de modelos de negócios com uma cadeira apenas. Um atendimento por vez é extremamente desafiador para sustentar financeiramente uma empresa com este perfil de prestação de serviços (seu consultório!). Uma forte tendência são as clínicas com mais cadeiras, mais atendimentos por vez. Os custos por serviço tendem a cair em função número de cadeiras e por aumentarem a capacidade instalada da clínica.
O que se deve considerar para quem quer aplicar o pensamento estratégico em odontologia é compreender que além de um aporte de capital para se montar o consultório, é necessário também um capital para se manter o negócio. Plínio A. Tomaz, uma das referências em gestão em saúde de nosso país, num estudo realizado em 2012, concluiu que uma clínica odontológica aberta a partir de 2010, pode levar até vinte e oito meses para atingir seu ponto de equilíbrio, ou seu break even point. Este é o momento na empresa em que seu faturamento se equilibra com seus custos, ou seja, neste momento a empresa não tem lucro nem prejuízo. Em seu levantamento Plínio considerou um rendimento mensal capaz de cobrir custos fixos e variáveis e ainda sobrar U$ 2.000 para o Dentista. Completou dizendo que atualmente este tempo pode girar em torno de dois anos. Em 1960 este prazo era de seis meses.
Pode-se, por estimativa, mas com um poderoso valor no planejamento, calcular a previsão de custos para estes dois anos. A estimativa nos permite flexibilizar os cálculos, mas se feita com critério, pode nos fazer simular nosso modelo bem próximo da realidade. Uso muito a estimativa para auxiliar Dentista planejarem, compreenderem e diagnosticarem seus negócios. Para esta estimativa, aplicarei um modelo simplificado de gestão de custos em odontologia considerando apenas quatro grupos básicos. Não é simples assim, mas o importante é contextualizar o montar com o manter.

Obs: Modelo básico PenseFar de planejamento. Uma sala comercial locada, uma ASB, serviço de contabilidade,
outros custos (insumos, manutenções, divulgação da marca, taxa de retorno, depreciação, etc.)

No exemplo de planejamento de custos desta clínica, a previsão de gastos, mesmo que não se atenda nenhum cliente é de R$ 400.000 (24 meses). Considerou-se um ganho mensal de R$ 5.000 (sem férias e décimo terceiro). Atenção!! Inclua no planejamento de seu negócio seu salário, ou seja, quanto você quer ganhar por mês (melhor se fizer por ano) nesta conta. Dentro do seu preço, uma parte é o rateio do que você quer ganhar para bancar sua vida. Faz sentido para vocês? A estimativa nos permite simular cenários antes que eles ocorram. É poderoso e capaz de ressignificar muitas carreiras!
Também, por estimativa, o Dentista terá nestes dois anos algo em torno de 3.500 horas para oferecer no mercado (+/- onze meses trabalhando oito horas por dia). Ao dividirmos R$ 400.000 por 3.500 horas temos o valor de R$ 114,00 como o mínimo a se pagar por cada uma das 3.500 horas nos próximos 24 meses. Isso não ocorrendo, custos devem ser refeitos e cortados e o capital de giro acionado. Lembrando que se o Dentista cobra em média mais que R$ 114,00 por hora, a necessidade de 100% de ocupação de agenda tende a cair. Que fique claro que a medida que o consultório comece a faturar em função da venda e prestação de serviços, este total estimado de R$ 400.000 tende a reduzir. O grande desafio é converter vendas suficientes para cobrirem esta previsão logo nos dois primeiros anos. Faz sentido para você?
E, quanto isso não acontece, ajustes devem ser realizados e custos revistos. O primeiro custo a ser ajustado costuma ser o custo Dentista fazendo cortes em sua vida pessoal. Este é um ciclo que ainda se repete muito na odontologia. Foi o meu caso em 1984 quando me formei, adquiri meu primeiro equipamento e montei meu consultório. Um dos mais bacanas na época (cadeira Kavo Light e Equipo Modulcart), que eu nem sabia onde iria montá-lo, mas por questões culturais e familiares seria o primeiro passo na construção da minha carreira após me formar. E mais, achei que estava fazendo um grande negócio pois ganhei o frete, a montagem e um mocho a gás. Apenas contextualizando, naquela época não tínhamos google, nem concorrência predatória baseada em preço. Eram basicamente clientes particulares e que não mostravam fotos de celular (nem tinha celular!!) pedindo um sorriso igual ao da imagem apresentada. Os clientes “caiam de paraquedas” no consultório. Hoje em 2016, talvez meu começo fosse compartilhando espaços locando turnos em consultórios já montados e com toda estrutura de suporte. Seria um forte adepto da Odontologia Compartilhada. A inexistência dos custos para montar e redução de custos para manter me direcionariam para esta decisão em minha carreira.
Este texto confirma as palavras do sábio Peter Drucker que provoca empresas a gerarem consumidores para que estes custos possam ser, o mais rápido possível, bancados com o bom desempenho financeiro da clínica. Uma correta gestão financeira, por meio de simulações gerenciais, é uma forte aliada do Dentista para planejar os movimentos que fará em sua carreira. Montar uma empresa de prestação de serviços exige um planejamento anterior ao início do aporte financeiro no negócio. Um correto modelo de gestão de custos em odontologia pode ser o divisor na permanência de negócios no cenário econômica atual em nosso País. Portanto, simule gerencialmente seu modelo, faça estimativas, faça contas e antecipe o cenário que virá em seus negócios.

Flávio Ribeiro
Coach Financeiro e Consultor PenseFar; Graduado em Odontologia; Mestre em Gestão e Economia da Saúde na UFPE; Coach e Analista Comportamental pelo Instituto Brasileiro de Coaching; MBA Executivo Gerência de Saúde pela ISAE FGV; MBA Gestão de Serviços de Saúde pela UFF- RJ; Speaker Ident Academy.

Início